Text copied to clipboard!
Titel
Text copied to clipboard!Enhedskontorist
Beskrivelse
Text copied to clipboard!
Vi søger en engageret og struktureret kontorassistent til at understøtte den daglige drift i vores enhed. Som kontorassistent vil du spille en central rolle i at sikre, at kontorets administrative processer fungerer gnidningsfrit og effektivt. Du vil være ansvarlig for en bred vifte af opgaver, herunder dokumenthåndtering, mødekoordinering, dataregistrering og kommunikation med både interne og eksterne interessenter.
Stillingen kræver en person med stærke organisatoriske evner, sans for detaljer og evnen til at håndtere flere opgaver samtidigt. Du vil arbejde tæt sammen med ledelsen og andre afdelinger for at sikre, at alle administrative procedurer overholdes, og at information flyder effektivt gennem organisationen.
Dine daglige opgaver vil inkludere håndtering af indgående og udgående post, opdatering af databaser, forberedelse af rapporter og præsentationer, samt bestilling af kontorartikler og koordinering af møder. Du vil også være ansvarlig for at vedligeholde arkivsystemer og sikre, at alle dokumenter er korrekt registreret og opbevaret i henhold til gældende retningslinjer.
Vi lægger vægt på, at du er serviceminded, har gode kommunikationsevner og kan arbejde selvstændigt såvel som i teams. Erfaring med almindelige kontorprogrammer som Microsoft Office-pakken er en forudsætning, og kendskab til administrative IT-systemer vil være en fordel.
Hvis du trives i et dynamisk arbejdsmiljø, hvor du får mulighed for at bidrage til enhedens effektivitet og kvalitet, så er dette jobbet for dig. Vi tilbyder en arbejdsplads med gode kolleger, fleksible arbejdstider og mulighed for faglig udvikling.
Ansvarsområder
Text copied to clipboard!- Håndtere daglige administrative opgaver
- Koordinere og planlægge møder
- Opdatere og vedligeholde databaser og arkiver
- Udarbejde og redigere dokumenter og rapporter
- Besvare telefonopkald og e-mails
- Bestille kontorartikler og holde styr på lagerbeholdning
- Assistere med rejseplanlægning og udgiftsrapportering
- Sikre korrekt dokumenthåndtering og arkivering
- Understøtte ledelsen med ad hoc-opgaver
- Modtage gæster og yde generel kontorservice
Krav
Text copied to clipboard!- Erfaring med administrativt arbejde
- Gode IT-kundskaber, især i Microsoft Office
- Stærke organisatoriske evner
- Evne til at arbejde selvstændigt og i teams
- Gode kommunikationsevner på dansk, både mundtligt og skriftligt
- Sans for detaljer og høj grad af nøjagtighed
- Fleksibilitet og evne til at håndtere flere opgaver samtidigt
- Kendskab til administrative procedurer og kontorpraksis
- Erfaring med kundeservice er en fordel
- Minimum en kontoruddannelse eller tilsvarende erfaring
Mulige interviewspørgsmål
Text copied to clipboard!- Har du tidligere erfaring som kontorassistent?
- Hvilke administrative IT-systemer har du arbejdet med?
- Hvordan håndterer du flere opgaver med korte deadlines?
- Kan du give et eksempel på en situation, hvor du har forbedret en administrativ proces?
- Hvordan sikrer du nøjagtighed i dit arbejde?
- Er du vant til at arbejde med fortrolige oplysninger?
- Hvordan prioriterer du dine opgaver i en travl hverdag?
- Hvilke kontorprogrammer er du mest fortrolig med?
- Har du erfaring med mødeplanlægning og kalenderstyring?
- Hvordan håndterer du samarbejde med forskellige afdelinger?
